Cuando una oficina tradicional decide ordenar su archivo documental, suelen aparecer las mismas dudas. No se trata de resistencia al cambio, sino de entender qué implica realmente el proceso. A continuación, respondo las preguntas más frecuentes que recibimos antes de iniciar una consultoría.

¿Cuánto tiempo toma ordenar un depósito completo?

Depende del volumen de expedientes y del estado actual de las estanterías. En una notaría con 12 módulos de acero y 15 años de acumulación, el trabajo de campo nos llevó tres semanas. Primero auditamos la disposición geométrica, luego trazamos los circuitos de despacho y finalmente etiquetamos cada lote. El cliente pudo seguir usando el archivo durante el proceso, aunque con acceso restringido a ciertas zonas.

¿Necesito vaciar las estanterías antes de que lleguen?

No. Trabajamos con el contenido en su lugar. Parte de la auditoría consiste en evaluar la carga actual y la distribución del peso. Si hay módulos que deben moverse, lo hacemos por secciones, trasladando los expedientes de forma controlada. En un caso reciente, reorganizamos 40 metros lineales de estantería sin detener las consultas diarias del personal.

¿Qué tipo de clasificación usan?

Aplicamos el sello analógico de organización Bili International. Esto significa que diseñamos un sistema de catalogación física basado en códigos de color y etiquetado manual, adaptado a la nomenclatura que ya usa la empresa. No forzamos una estructura nueva; ajustamos la existente para que sea trazable sin depender de software. En oficinas donde el inventario es completamente papelero, este método reduce el tiempo de localización a menos de dos minutos por expediente.

¿Puedo mantener el mismo mobiliario?

En la mayoría de los casos sí. Evaluamos la resistencia de las estanterías metálicas y la geometría del pasillo. Si los módulos están en buen estado pero mal ubicados, los redistribuimos. Solo recomendamos cambiar el mobiliario cuando hay riesgo de vuelco o cuando la altura impide el acceso seguro. En un depósito con estanterías de 2.40 m, instalamos escaleras rodantes en lugar de sustituir los módulos.

¿Qué pasa si el personal no sigue el nuevo orden?

Incluimos una capacitación breve al finalizar el trabajo. Mostramos cómo leer las etiquetas, cómo devolver un expediente a su lugar y qué hacer cuando un documento se extravía. En nuestra experiencia, si el sistema es visual y las reglas son pocas, el equipo lo adopta sin problemas. Llevamos un registro de seguimiento a los 30 y 60 días para corregir desviaciones.

Estas son las preguntas que más se repiten. Si tiene alguna duda distinta, puede escribirnos a info@biliinternational.com.